„Jeżeli uda Ci się 5S, uda Ci się wszystko (…) Firma, która nie potrafi wprowadzić u siebie zasad 5S, nie będzie umiała wykonać innych zadań, których wymaga się od konkurencyjnej firmy.”

Takashi Osada

Czym jest 5S? To metoda wywodząca się z japońskiego systemu pracy. Dotyczy SYSTEMATYCZNEGO uczenia się dyscypliny, standaryzacji i dążenia do perfekcji na stanowisku pracy. Nazwa 5S wzięła się od 5 kroków wprowadzania systemu. Nazwa każdego kroku rozpoczyna się wyrazem na literę S zarówno w języku japońskim, jak i polskim.

1 seiri – SELEKCJA

„To czego potrzeba, tam gdzie potrzeba i wtedy kiedy potrzeba.”

Pierwszy krok koncentruje się na usunięciu ze stanowiska pracy niepotrzebnych rzeczy (narzędzi, komponentów, dokumentów itp.). Selekcja to moment podejmowania decyzji odnośnie tego, które elementy rzeczywiście są potrzebne na wspominanym stanowisku pracy.

2 seiton – SYSTEMATYKA

„Miejsce na wszystko – wszystko na swoim miejscu.”

Drugi krok systemu polega na zagospodarowaniu narzędzi i komponentów pozostawionych po selekcji. W tym kroku konieczne jest wyznaczenie miejsca dla wszystkiego, co jest niezbędne do wykonywanie pracy, pamiętać musimy tutaj o zasadach ergonomii i bezpieczeństwa pracy.

3 seiso – SPRZĄTANIE

„Dbałość o czystość i porządek.”

Trzecim krokiem jest sprzątanie, czyli dbanie o stanowisko pracy zgodnie z ustalonymi zasadami. Sprzątanie w rozumieniu tego systemu to nie tylko usuwanie śmieci i kurzu, ale także czynność w ciągu dnia, podczas której pracownik może zastanowić się nad bezpieczeństwem i ergonomią swojego stanowiska pracy.

4 seiketsu – STANDARYZACJA

„Standardy są obowiązkowe i stale stosowane.”

Czwarty krok skupia się na ustalaniu najlepszych możliwych rozwiązań i ustalaniu ich jako standard. Taka wymiana dobrych praktyk jest podstawą do poprawy i wprowadzaniu usprawnień. Skutecznie wdrożony czwarty krok jest gwarancją tego, że wypracowany system nie cofnie się do punktu wyjścia.

5 shitsuke – SAMODYSCYPLINA

„Utrzymywanie dyscypliny postępowania i działania w zakresie 5S.”

Piąty krok jest najdłuższym i najtrudniejszym krokiem systemu, polega na utrzymaniu wypracowanego systemu, wprowadzaniu poprawek i jego doskonaleniu. Samodyscyplinę utrzymuje się zwykle przez audytowanie stanowisk pracy oraz odpowiednie motywowanie pracowników.

5S to nie tylko porządek, to przede wszystkim sposób na usystematyzowanie zasad zarządzania stanowiskami pracy. System ten pozwala na identyfikowanie i eliminowanie marnotrawstwa, zwiększanie wydajności, systematyczne i jednakowe dla wszystkich zasady pracy oraz ciągłe dążenie do perfekcji.

System 5S i jego „prostota” powoduje czasami, jest on ignorowany .Należy jednak pamiętać, że poprawne wdrożenie systemu przynosi doskonałe efekty i jest świetną bazą do wdrażania dalszych narzędzi Lean Manufacturing.

Lean management, ang. szczupłe zarządzanie to jedna z koncepcji zarządzania. Zwykle zarządzanie kojarzy się z dużym przedsiębiorstwem, w którym panuje porządek we wszystkich wydziałach, i jest w tym wiele prawdy. Jednak koncepcje Lean można zastosować na każdym obszarze od wspomnianej firmy po gospodarstwo domowe.

Skąd wziął się pomysł szczupłego zarządzania? Na początku XX wieku, gdy ruszyła produkcja w amerykańskich zakładach samochodowych Forda, ich właściciel wprowadził montaż taśmowy: flow line, co zapoczątkowało płynną produkcję. Pozwoliło to wytwarzać duże, jak na tamte czasy, ilości samochodów. Jednak wraz z nią pojawiło się wiele problemów, które należało rozwiązać. Często rozwiązania były banalnie proste, np. posprzątanie swojego stanowiska pracy, ale Ford nie od razu na nie wpadł. Zasady szczupłego zarządzania produkcją sprecyzowali Japończycy w zakładzie Toyota Production System, ciągle je rozwijając i doskonaląc. Dlatego, do dziś japońskie wyroby są uznawane za jedne z najlepszych jakościowo. Skupiając się na tej koncepcji, Japończycy doszli do sformułowania podstawowej zasady szczupłego zarządzania:

• Najważniejsze to identyfikacja i eliminacja marnotrawstwa, czyli czynności nie dodających wartości.

• Dyrektor Toyota Production System Taichi Ohno powiedział kiedyś:

„Wszystko co robimy, polega na skracaniu czasu od momentu złożenia zamówienia przez KLIENTA do momentu kiedy dostaniemy pieniądze. Ciągle redukujemy ten czas przez eliminację marnotrawstwa (non-value added wastes)”.

Zdanie to jest kluczem do zrozumienia zasad Lean manufacturing. Podczas wieloletnich obserwacji zauważono, które czynności i procesy przy produkcji zajmują najwięcej czasu i powinny być modyfikowane, stąd wyróżniono siedem marnotrawstw:

1.Nadprodukcja – zbyt szybka produkcja lub zbyt wysoki poziom produkcji w stosunku do popytu, co wiąże się np. z szybkim zużyciem zapasów, stwarza problem przechowywania produktów, powoduje szybsze zużyciem maszyn itd.

2.Zapasy – wszelkiego rodzaju zapasy, przekraczające zapotrzebowanie.

3.Czekanie – czas spędzony na czekaniu, gdy dwa zależne czynniki nie są ze sobą zsynchronizowane, np. gdy monter nie może złożyć produktu bo elementy dostarczane są do niego w różnym czasie.

4.Nadmierne przetwarzanie – każde przetwarzanie lub wysiłek, nie tworzący wartości dodanej do produktu. Wykorzystanie złożonych narzędzi, procedur i metod w sytuacji, które nie dodają wartości z punktu widzenia klienta.

5.Braki – wszelka niepoprawnie wykonana praca lub praca, która wymaga ponownego wykonania, poprawki.

6.Zbędny ruch – wszystkie ruchy pracowników, które nie tworzą wartości dodanej do oferowanej usługi.

7.Zbędny transport – transport dokumentacji, materiałów oraz wymiana maili, które nie dodają wartości.

8. Praca nad eliminacją marnotrawstw przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi wymaga zaangażowania wszystkich pracowników. Należy odejść od tradycyjnego modelu „tego się nie da zrobić . . . ” na:  „to da się zrobić, jeśli . . . ”, co doprowadzi do ogromnych korzyści:

• zwiększenia zadowolenia klienta,

• poprawy wydajności,

• skrócenia czasu produkcji,

• zwiększenia elastyczności,

• podniesienia jakości,

• zmniejszenia kosztów,

• poprawy morale załogi,

• redukcji powierzchni,

• bezpieczeństwa pracy,

• zmniejszenia stanu magazynowego.

Czy wydaje się to oczywiste? Wiele osób odpowie twierdząco, może nawet pokusi się o stwierdzenie: „Przecież to nic skomplikowanego, po co dorabiać do tego filozofię”? Rzeczywiście będą mieć trochę racji. Patrząc jednak na firmę produkcyjną jako całość, nie tak łatwo jest wprowadzić te proste zasady w taki sposób, aby nie umniejszać niczyjej pracy, nie zaburzyć procesów produkcyjnych, a wprowadzić oszczędności i usprawnienia. Trzeba do tego przekonać przede wszystkim najwyższe kierownictwo, menedżerów, brygadzistów oraz pracowników produkcyjnych.